Les adresses courriel sont devenues des incontournables de notre vie numérique, essentielles à la fois pour le travail, les relations personnelles et l’organisation du quotidien. En plus de pouvoir écrire facilement à des gens partout dans le monde, on s’en sert pour se connecter à de multiples services en ligne, comme nos médias sociaux ou nos abonnements à des journaux. Dans certains cas, elles permettent aussi de valider notre identité auprès des autres, dans un cadre professionnel, par exemple. Est-ce que l’on peut dire que l’adresse courriel est une carte d’identité de l’Internet?
C’est quoi une adresse courriel?
Une adresse courriel est un identifiant unique fourni par un fournisseur de service pour recevoir des messages électroniques, les fameux courriels ou emails. Elle est composée d’un nom d’utilisateur chez un fournisseur d’adresse courriel, ainsi que d’un mot de passe pour authentifier l’utilisateur. Les adresses ont souvent toutes la même forme : le nom de l’usager (nom.usager) chez (représenté par le « @ ») le fournisseur qui gère l’adresse (fournisseur.ca), par exemple nomfictif@uqam.ca. L’adresse courriel est associée à une boîte, à l’image des boîtes aux lettres, où nous recevons et envoyons nos messages. Et comme pour la boîte aux lettres, nous pouvons personnaliser notre boîte courriel, par exemple en changeant l’affichage ou en choisissant un logiciel plutôt qu’un autre. Ce n’est pas parce qu’on a une adresse fournie par Google qu’on est obligé d’utiliser la boîte fournie par la compagnie, par exemple!
Crédit : Philip Terry Graham sur Wikimedia Commons et Microsoft Corporation
On distingue les adresses personnelles, que nous créons nous-mêmes pour nos activités quotidiennes, des adresses professionnelles utilisées pour le travail et fournies par notre employeur. Celui-ci peut notamment vérifier les messages que nous envoyons et recevons à cette adresse. On privilégie donc l’adresse personnelle pour recevoir les courriels de nos proches ainsi que pour les activités du quotidien (abonnements, factures, médias sociaux, etc.), tandis que l’adresse professionnelle est réservée aux communications avec nos collègues, fournisseurs et partenaires d’affaires. Dans certains cas, par exemple pour les travailleurs autonomes, il peut s’agir d’une seule et même adresse.
Envoyer et recevoir des courriels
Les courriels sont des messages numériques qui peuvent être envoyés à une ou plusieurs autres adresses. Le nombre de destinataires peut être infini. On peut écrire directement aux autres ou les mettre en copie conforme (CC). La copie conforme invisible (CCI) permet d’ajouter des destinataires tout en les cachant aux autres personnes auxquelles nous envoyons un courriel. Cette option est bien pratique pour envoyer des courriels à plusieurs personnes en même temps tout en évitant que ces personnes n’aient les adresses des autres.
Il est possible de préciser l’objet du courriel pour que le destinataire ait une idée de son contenu avant de l’ouvrir. On peut aussi ajouter des liens et des pièces jointes (images ou autres) tant qu’elles ne dépassent pas une certaine taille précisée par notre fournisseur. Comme les courriels peuvent occuper beaucoup d’espace sur les systèmes informatiques, les fournisseurs octroient un espace maximal au-delà duquel il n’est plus possible de recevoir et d’envoyer des messages!
La boîte sur laquelle nous gérons nos courriels offre plusieurs options d’organisation. On peut créer des dossiers pour y classer les courriels, pour marquer certains messages comme non lus ou importants, pour changer l’affichage et pour planifier des messages automatiques (pour les vacances notamment). On peut aussi rediriger l’ensemble de nos courriels vers une seule et même adresse.
L’adresse courriel comme carte d’identité quand on navigue sur Internet
L’adresse courriel ne sert pas seulement à envoyer des messages. Elle est nécessaire pour se connecter presque partout sur Internet, que ce soit pour avoir accès à des services publics ou gouvernementaux, pour s’abonner à notre journal préféré, ou bien pour se connecter sur nos médias sociaux. Sur Internet, l’adresse courriel sert à valider notre identité. Elle sert aussi à avoir accès à plusieurs services sur notre téléphone intelligent.
Est-ce que c’est avantageux de se connecter partout à partir d’une même adresse courriel ?
Si vous avez une adresse courriel chez Google, il est possible de vous connecter directement à plusieurs services sur Internet avec l’option « Se connecter avec Google ». Cette option lie vos comptes à votre adresse gmail.com, et ceux-ci deviennent accessibles à partir de votre adresse courriel. Cela facilite l’accès à ces plateformes puisqu’il ne suffit que d’un clic pour se connecter. Cela dit, il est parfois plus sécuritaire d’avoir des noms d’usager et des mots de passe différents pour se connecter aux différentes plateformes, pour éviter que toute notre vie soit accessible trop facilement. Une solution simple est de prévoir des adresses courriel spécifiques à nos besoins, par exemple pour distinguer les activités personnelles ou professionnelles.
Trucs et astuces pour gérer ses courriels
- Créer des dossiers pour chaque sujet ou projet peut faciliter la gestion des courriels.
- Marquer les courriels comme “non lus” aide à se rappeler de répondre ou vérifier certains messages.
- Utiliser la fonction “drapeau” pour identifier les messages comme importants.
- Configurer une réponse automatique indique aux autres notre absence.
- Ajouter une signature automatisée donne une allure plus personnalisée à nos courriels et paraît plus professionnel.
- Vérifier et répondre à nos messages à des moments réguliers, selon le rythme qui nous convient, permet d’éviter d’être submergé par nos courriels.
- Supprimer les courriels qui ne servent plus décharge notre boîte courriel et diminue notre empreinte environnementale.
Quelle est l’empreinte environnementale du courriel ?
Selon le Carbon Literacy Project, envoyer un simple courriel (sans pièce jointe) génère en moyenne 4g de CO2, ce qui peut sembler bien peu. Toutefois, nous envoyons tellement de messages que cette empreinte devient rapidement bien plus importante! En 2018, ce sont au moins 410 millions de tonnes de CO2 qui ont été produites par les courriels, soit près de la moitié du transport aérien mondial… et cela n’inclut ni les pourriels (67 % de tous les courriels que l’on reçoit sont des courriels indésirables d’adresses inconnues, souvent automatisées), ni les pièces jointes!
Pour diminuer son empreinte, on peut :Se poser la question “Ai-je besoin d’envoyer ce courriel”? – certaines communications peuvent être faites par téléphone, ou attendre un moment opportun.Utiliser l’option “Répondre à tous” uniquement au besoin – cela diminue le nombre de courriels envoyés à la fois.Faire le ménage de sa boîte courriel et supprimer les messages inutiles – en effet, les courriels qui traînent dans les boîtes consomment de l’énergie au sein des centres de données qui les hébergent.Se désabonner des infolettres et des abonnements qui ne servent plus.Filtrer et supprimer automatiquement les pourriels.
Est-ce que je devrais communiquer par courriel ou par téléphone ?
Le courriel est aujourd’hui largement utilisé, si bien que la téléphonophobie (la peur de parler au téléphone) est de plus en plus fréquente. Le courriel laisse le choix du moment de réponse au destinataire, ce qui semble moins intrusif. Mais le téléphone est utile pour avoir des conversations plus urgentes ou plus chaleureuses. En plus, parler au téléphone diminue la quantité de courriels que l’on envoie ou que l’on reçoit, un plus pour l’environnement!
Ressources
La Banque de dépannage linguistique de l’Office québécois de la langue française (OQLF) propose plusieurs textes, avec des exemples, pour se retrouver dans le monde des courriels.
Le collectif québécois Unpointcinq met de l’avant quelques bonnes pratiques pour écrire des courriels de manière écologique. On peut aussi se référer aux travaux des organisations The Shift Project et Carbon Literacy Project (en anglais).
Finalement, notre billet sur la sécurité numérique propose quelques pistes de solution pour bien protéger son identité en ligne!
